Podanie to rodzaj wypowiedzi pisemnej, która jest formą wyrażenia prośby. Sposób pisania podań nie jest obwarowany przepisami prawa, ale umiejętność pisania tego rodzaju dokumentów przydaje się w życiu wielokrotnie. Jak napisać podanie skuteczne, to znaczy takie, które będzie poprawne w formie a jego treść dobrze będzie rokować dla pozytywnego załatwienia sprawy?
Każde podanie niezależnie od stopnia ważności sprawy oraz adresata, musi mieć następujące elementy:
1. Oznaczenie miejsca i daty napisania dokumentu.
Szczególnie ważna jest data, bowiem może decydować o sytuacji prawnej która skłoniła piszącego prośbę do jej napisania. Odmienna sytuacja może być w momencie dodarcia podania do adresata, stąd znajomość daty bywa niezbędna do wydawania właściwych decyzji.
Datę najczęściej umieszcza się w prawym górnym rogu, lub na końcu pisma w lewym dolnym.
2. Oznaczenie nadawcy.
To podanie w lewym górnym roku danych osobowych, adresowych i kontaktowych osoby zwracającej się z prośbą czy wnioskiem. Bez tych danych podanie nie będzie rozpatrzone.
Oprócz tych danych można umieścić informację o rodzaju prośby lub powołać się na numer sprawy, jeśli ma już ona swój urzędowy bieg.
3. Oznaczenie adresata.
Adresat, czyli osoba do której prośba jest kierowana może być nazwany z imienia i nazwiska, imienia i nazwiska oraz funkcji, tylko funkcji lub nazwy urzędu.
Dane adresat umieszcza się na środku z przesunięciem w stronę prawą.
4. Treść podania.
Treść podania powinna być zwięzła, merytoryczna, bez niepotrzebnych ozdobników i dodatków wywołanych emocjami. Rzeczowe opisanie sprawy jest podstawą do jej rozpoznania. Urzędnicy muszą wiedzieć o co nam chodzi, aby zacząć działać. Najskuteczniej zadziałamy jeśli w treści podania wyrażając prośbę, wniosek, żądanie odwołamy się do obowiązującego prawa, podając tak zwaną podstawę prawną czyli źródło przepisu prawnego.
Pod koniec treści warto umieścić elegancki zwrot wyrażający nadzieję na szybkie i pozytywne załatwienie naszej sprawy.
5. Podpis.
Nawet jeśli podanie jest drukowane, to podpis zawsze powinien być własnoręczny. Przed podpisaniem dokumentu czasem dodaje się formułę: ” z wyrazami szacunku”, „z poważaniem”, „z szacunkiem”. Jest to bardzo eleganckie, ale nie jest obowiązkowe.
6. Załączniki.
Jeśli nasze podanie dotyczy sprawy skomplikowanej a jej zrozumienie wymaga zapoznania się z innymi dokumentami, zdjęciami czy nagraniami, to należy je dołączyć w formie załączników.
